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吉林醫(yī)藥學院學生處

2015-03-09 15:04  來源:醫(yī)學教育網(wǎng)    打印 | 收藏 |
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吉林醫(yī)藥學院學生處檔案管理規(guī)定:

第一條、檔案保管

1.學生檔案由學生工作部(處)辦公室負責統(tǒng)一保管,各系不能存留學生檔案;學生不得私自保存檔案。

2.學生工作部(處)辦公室在新生入學后四個月內(nèi)對檔案進行統(tǒng)一編號、造冊。

3.學生檔案的管理、轉(zhuǎn)遞手續(xù)要如實填寫《吉林醫(yī)藥學院學生檔案交接簿》,做到有據(jù)可查。

第二條、檔案材料管理

1.學生工作部(處)辦公室負責學生檔案材料的裝入、轉(zhuǎn)遞等具體工作。

2.各單位對學生檔案材料(尤其是評優(yōu)獲獎材料)認真負責,妥善管理,按時裝存,保證檔案材料齊全,不得隨意丟棄。

3.檔案材料的填寫應認真細致,不能出現(xiàn)人為失誤。

4.學生檔案材料的歸檔及時間(見附表)

第三條、學生檔案的借閱

1.本校與學生本人有工作關(guān)系的學生工作人員可借閱學生檔案;組織、人事、保衛(wèi)等部門因工作關(guān)系可借閱學生檔案,其他部門及個人不得借閱。

2.借閱學生檔案要進行登記,由學生工作部(處)領(lǐng)導批準,但一般借閱不允許將檔案帶離檔案室。

3.學生檔案帶離借閱時應密封,借閱方借閱完畢后必須密封簽章送回。

第四條、畢業(yè)學生檔案管理

1、畢業(yè)生檔案管理工作要求:

(1)、畢業(yè)生檔案管理工作由學生工作部(處)負責組織實施醫(yī)學教育|網(wǎng)搜集整理。

(2)、畢業(yè)生檔案,經(jīng)本人提交申請,經(jīng)批準后方可留存。留存期限及處理以國家相關(guān)規(guī)定為準。

(3)、畢業(yè)生離校后將存留檔案學生清單送交學生工作部(處)一份,留檔學生本人不得私自提檔,其檔案應由用人單位人事部門索取或?qū)W校送遞。

(4)、留存學生檔案提取時由用人單位人事部門出具調(diào)檔證明,并經(jīng)學生工作部(處)核實同意后,方可到學生工作部(處)檔案室具體辦理。

2、畢業(yè)生調(diào)檔具體流程:

(1)、畢業(yè)學生在規(guī)定調(diào)檔時間前一天必須結(jié)束各類離校手續(xù)的辦理,各班級負責人將本單位畢業(yè)學生離校手續(xù)單收齊并按學號排序,以班級為單位,送交學生工作部(處)檔案室。

(2)、學生工作部(處)檔案室老師將離校手續(xù)單與班級檔案交接簿進行核對檢查,并在檔案交接簿離校手續(xù)欄目做相應記錄。

(3)、輔導員統(tǒng)計調(diào)檔情況,填寫《吉林醫(yī)藥學院畢業(yè)學生自帶檔案統(tǒng)計表》。表格可在校園網(wǎng)-學生工作部-下載專區(qū)進行下載。

學生檔案是自帶還是需要學校郵寄,學生可自行聯(lián)系其檔案接收單位,如果檔案接收方同意接收學生本人自帶檔案,則依(3)條規(guī)定做檔案自帶信息統(tǒng)計;如果檔案接收方要求學生檔案須由學校通過機要途徑的郵寄時,學生本人持有效證件(包括有效調(diào)檔證明、身份證)到檔案室辦理郵寄手續(xù)。

檔案通過學校郵寄的學生不做為自帶檔案統(tǒng)計對象。

(4)、調(diào)檔當日,由畢業(yè)班輔導員老師攜帶本單位《畢業(yè)學生檔案自帶統(tǒng)計表》、自帶檔案學生的調(diào)檔證明(調(diào)檔函、派遣證等有效證明原件)至檔案室集體調(diào)取學生檔案,并在調(diào)取完畢后由輔導員親自發(fā)至學生手中。

在調(diào)檔當日,檔案室不接收任何原因的個人調(diào)檔。

(5)、有效調(diào)檔證明原件須按照自帶檔案統(tǒng)計表的順序排好,以便檔案室工作人員查看核對,節(jié)省調(diào)檔時間。

(6)、檔案室工作人員核對無誤后,調(diào)取檔案,輔導員確認核對調(diào)取檔案人名、份數(shù)后,簽本單位檔案交接簿出庫聯(lián)及明細表后調(diào)檔完畢醫(yī)學教育|網(wǎng)搜集整理。

(7)、畢業(yè)離校后的學生檔案調(diào)取須攜帶有效調(diào)檔證明原件及復印件、調(diào)取人身份證原件及復印件(非本人調(diào)取時必須有檔案本人親自書寫的委托他人代調(diào)的委托書一份),并經(jīng)過學生工作部(處)同意后方可到檔案室調(diào)取。

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