廣州中醫(yī)藥大學(xué)公文郵件系統(tǒng)使用須知：

廣州中醫(yī)藥大學(xué)公文郵件系統(tǒng)使用須知，醫(yī)學(xué)教育網(wǎng)整理如下：

為規(guī)范校內(nèi)公文辦理流程，進(jìn)一步提高校內(nèi)公文辦理時(shí)效，特制定本程序。

一、公文草擬

1、以學(xué)校行政名義制發(fā)公文，應(yīng)由相關(guān)職能部門(mén)以學(xué)校行政名義擬出文稿。

2、以學(xué)校行政名義草擬公文，第一頁(yè)統(tǒng)一用《廣州中醫(yī)藥大學(xué)公文首頁(yè)》稿紙（A4型，可到校辦文印室領(lǐng)�。�，第二頁(yè)正文原則上要求電腦輸入，A4紙黑色打印。

3、各部門(mén)草擬的以學(xué)校行政名義發(fā)出的公文文稿，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在公文首頁(yè)相應(yīng)欄中簽署姓名和日期；如對(duì)文稿有修改意見(jiàn)，應(yīng)直接在文稿上修改。

二、簽收登記

1、學(xué)校各二級(jí)單位、部門(mén)送給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批的行政公文，由校辦秘書(shū)科簽收登記。

2、學(xué)校外部來(lái)文，不分黨政，均由我校黨委辦公室保密室簽收、登記、辦理與管理。

3、以學(xué)校行政名義制發(fā)的公文，由校辦秘書(shū)科編號(hào)辦理、印發(fā)。以各單位、部門(mén)名義制發(fā)的公文，由各單位、部門(mén)自行編號(hào)、辦理、印發(fā)。

4、各單位、部門(mén)直接遞送校領(lǐng)導(dǎo)，未經(jīng)校辦秘書(shū)科簽收的校內(nèi)來(lái)文，由各單位、部門(mén)自行跟蹤辦理。

三、公文審核

1、以學(xué)校行政名義擬制的公文文稿必須先送校長(zhǎng)辦公室秘書(shū)科，不能直接呈送學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2、校辦秘書(shū)科文秘人員負(fù)責(zé)初核校內(nèi)行政來(lái)文，對(duì)不符合有關(guān)規(guī)定要求的行政公文，退回送文單位。

3、校辦秘書(shū)科審核基本符合有關(guān)規(guī)定要求的上報(bào)公文，經(jīng)修改訂正后，由校辦秘書(shū)科送校辦主任簽署擬辦意見(jiàn)后，轉(zhuǎn)呈有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后再呈送相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)批示。

四、公文呈送

公文原則上按學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的排序和分工呈送：公文內(nèi)容系分管領(lǐng)導(dǎo)就能決定的只需呈送分管領(lǐng)導(dǎo)審批；如分管領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法決定，則在分管領(lǐng)導(dǎo)提出具體意見(jiàn)后呈校長(zhǎng)或書(shū)記審批；校領(lǐng)導(dǎo)傳閱一般按學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)排序后先依次呈送。

五、公文催辦

1、凡經(jīng)校辦秘書(shū)科簽收的行政公文，由校辦秘書(shū)科負(fù)責(zé)催辦；

2、擬文單位可在遞文后3天內(nèi)致電校辦秘書(shū)科查詢本部門(mén)公文辦理情況，逾期不過(guò)問(wèn)者，有關(guān)責(zé)任自負(fù)。

3、收文催辦要根據(jù)公文緊急和重要程度采取不同的催辦措施和催辦方式，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。催辦方式一般有書(shū)面催辦、口頭催辦、電訊催辦等。

4、公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中如出現(xiàn)因領(lǐng)導(dǎo)出差、公文事宜需開(kāi)會(huì)討論等不能如期辦理等情況，由校辦秘書(shū)科電話告知擬文單位并說(shuō)明原因。

六、辦文時(shí)限

1、可以直接送領(lǐng)導(dǎo)審批的請(qǐng)示性文件，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)呈批。

2、需要修改后送領(lǐng)導(dǎo)審批的公文，一般應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)改好呈批（如需補(bǔ)征求有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)的，則從收齊意見(jiàn)之日起計(jì)）。

3、主辦單位經(jīng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商未能取得一致意見(jiàn)而報(bào)來(lái)的文件，經(jīng)辦人一般應(yīng)在收文后2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行綜合分析，由校辦主任提出擬辦意見(jiàn)呈批。

4、急件應(yīng)即到即辦，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦完；領(lǐng)導(dǎo)交辦的公文處理事項(xiàng)作為急件辦理。難于按時(shí)辦完的應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

5、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)擬好紀(jì)要文稿呈批，并在會(huì)議結(jié)束4天內(nèi)印發(fā)。

6、凡以學(xué)校名義頒發(fā)的法規(guī)性文稿，主管部門(mén)擬稿后應(yīng)主動(dòng)征求各方面意見(jiàn)，修改訂正后提交有關(guān)會(huì)議審議通過(guò)后，交校辦秘書(shū)科，并在2個(gè)工作日內(nèi)呈批。

七、公文復(fù)核

1、公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后、繕印之前，文秘部門(mén)或者負(fù)責(zé)文秘工作的人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。以學(xué)校行政名義擬制的公文，由校辦秘書(shū)科復(fù)核；以各單位、部門(mén)名義制發(fā)的公文，由各單位、部門(mén)專(zhuān)職人員復(fù)核。

2、經(jīng)復(fù)核，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，確實(shí)需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)向簽發(fā)人提出請(qǐng)求，征得同意后方可進(jìn)行；文稿經(jīng)過(guò)修改后，必須按程序復(fù)審、復(fù)簽。

八、公文繕印

1、以學(xué)校黨委或者行政名義制發(fā)的公文，統(tǒng)一由學(xué)校校長(zhǎng)辦公室文印室繕��；以各單位、部門(mén)名義下發(fā)的公文，一般由各單位、部門(mén)自行繕印，確有困難的可將文稿送交校長(zhǎng)辦公室秘書(shū)科安排在校長(zhǎng)辦公室文印室繕印。

2、印制公文都必須履行登記簽收手續(xù)；印制保密公文應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，印畢應(yīng)將蠟紙、墊紙、試機(jī)紙等及時(shí)銷(xiāo)毀。

3、為避免錯(cuò)漏，公文校對(duì)工作一律由擬稿人負(fù)責(zé)。

九、公文用印

印章是公文生效標(biāo)識(shí)，所有公文都必須加蓋印章方能生效。公文繕印完畢，一般由擬稿人帶往印章管理人員處加蓋印章。印章管理人員要對(duì)用印公文進(jìn)行核對(duì)、登記，并親自用印。

十、登記分發(fā)

1、以行政名義制發(fā)的公文用印后，擬稿人應(yīng)將兩份用印后的公文連同領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文草擬稿及有關(guān)資料交到校長(zhǎng)辦公室秘書(shū)科存檔，其余的按擬定的“主送”、“抄送”范圍進(jìn)行分發(fā)。

2、以各單位、部門(mén)名義上報(bào)的公文辦理完畢后由校辦秘書(shū)科退回各單位、部門(mén)自存，校辦秘書(shū)科不負(fù)責(zé)保管；各單位、部門(mén)文秘人員應(yīng)定期整理本部門(mén)文件，以確保年底部門(mén)文件完整移交校辦綜合檔案統(tǒng)計(jì)科存檔。